Cómo hacer más fácil y rápida la toma de pedidos y el proceso de venta
El proceso de pedidos es una de las etapas importantes al momento de efectuar una compra y llegue a ser satisfactoria tanto para el cliente que lo solicita como para tu empresa, por supuesto. Sin embargo, dentro de dicho proceso hay diferentes aspectos administrativos y de logística que se deben saber manejar de manera ordenada y eficiente, de lo contrario, el cliente simplemente puede cancelar el pedido y así mismo perder la venta.
Es por eso que sin importar el tamaño de tu empresa e independientemente si ofreces servicios, productos, información o reparaciones, la gestión de pedidos debe ser rápida y fácil; es decir que en vez que tu equipo comercial dedique más tiempo en esta etapa sería mejor que lo hiciera para conseguir más clientes, ¿no te parece?
Entonces para que sepas cómo ahorrar tiempos y evitar errores al momento de realizar un pedido, a continuación te daré algunas recomendaciones que seguro puedes aplicar en tu empresa:
1. Registro rápido de órdenes de pedidos
Generalmente este es uno de los pasos donde más se tiene complicaciones porque puede que tu equipo comercial que permanece en la oficina o fuera de ella, toman solicitudes de pedidos por vía telefónica y van anotando las cantidades que necesita el cliente en un cuaderno o talvez en un archivo de Word o Excel.
Talvez esto te esté funcionando hasta el momento, pero si manejas una gran Base de datos de clientes ¿cómo sabes si determinado cliente tiene una orden de pedidos vigente? O lo que es peor, que tus vendedores hagan el pedido pero luego se enteran que no hay las existencias solicitadas.
Lo primero que te recomiendo es que dejes de lado esos métodos tradicionales y le des paso a herramientas de tecnología que realmente te ayuden a automatizar procesos y a ahorrar tiempo; por ejemplo con un Software de ventas y pedidos, el cual es desarrollado para que tus vendedores puedan hacer el pedido desde la web o cualquier dispositivo, además de llevar toda la información de tus clientes de manera ordenada y encontrarla fácilmente.
Es decir que el tiempo que tardan en anotar a mano para luego transcribir, teniendo el riesgo de cometer errores, definitivamente puede ser aprovechado de otra manera.
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2. Consulta de órdenes de pedidos en tiempo real
Es normal que se presente el caso que un cliente que solicita un pedido, minutos después te vuelva a contactar para pedir otro producto que a última hora se haya decidido, pero ¿cómo saber si ese pedido ya ha sido despachado o aún está en alistamiento?
El hecho de que tus vendedores puedan consultar rápidamente en qué estado se encuentra el pedido, como pueden ser: solicitado, aprobado o rechazado, en alistamiento, despachado o cancelado, permite darle una respuesta o notificación inmediata al cliente y saber si todavía se pueden agregar más productos o tiene que realizar una orden nueva de pedido.
La manera de saberlo sería con la ayuda de una plataforma donde tus vendedores puedan consultarlo en tiempo real, desde el momento que están haciendo o modificando el pedido, además de registrar y encontrar datos como nombre del cliente, direcciones de sedes, teléfonos, fechas de entrega, número de pedidos, entre otros.
3. Conocer número de existencias disponibles al instante
No hay nada peor que tus vendedores lleguen a la oficina con la solicitud de pedido pero resulta que no tienes disponible el número de existencias solicitadas, y luego tener que decirle al cliente que no tienes lo que necesita. No solo se pierde tiempo sino que también se pierde la oportunidad de cerrar una venta.
Es por eso que es tan importante que lleves un adecuado control de inventarios, no solo por conveniencia interna de tu empresa sino también a nivel externo; es decir para que tus vendedores sepan con exactitud el número de existencias en tiempo real, cuando estén en el lugar de visita y comiencen a tomar el pedido desde su dispositivo. Por lo tanto, tus inventarios deberían ser actualizados inmediatamente después de que se haga el pedido y a la vez tener un reporte de movimientos.
4. Reporte de ventas realizadas
Si tus vendedores tienen que esperar demasiado tiempo que el área de contabilidad emita la orden de compra para que el cliente realice el pago, lo más recomendable es que desde la aplicación móvil también se pueda emitir de manera automática y luego el cliente reciba la notificación donde se detalle el número de productos solicitados, precios de cada uno y precio total a pagar, además de información sobre la empresa que la envía y quién la recibe.
De igual forma, es conveniente para la empresa que dichas órdenes se registren en el sistema, ya que es una posibilidad de medir las ventas que realiza cada uno de tus vendedores, para luego servir como justificación o base en la toma de decisiones.
Entonces, los medios de comunicación que tradicionalmente se utilizan en el proceso de pedidos como el teléfono, hojas físicas o cuadernos, así como acciones manuales que tu equipo comercial y administrativo está obligado a realizar, deja abierta la posibilidad que se cometan errores y retrasar tiempos en el proceso de venta.
Por lo tanto, es conveniente que en tu empresa utilices Software dirigidos a solucionar alguna necesidad particular, con el objetivo de que tu empresa sea cada vez más competitiva y esté preparada para los cambios que la tecnología traerá en los próximos años.