Características de la nómina electrónica, quienes deben emitirla y las ventajas de su implementación
TE EXPLICAMOS QUE CARACTERÍSTICAS TIENE LA NÓMINA ELECTRÓNICA, QUIENES DEBEN EMITIRLA Y LAS VENTAJAS QUE TIENE SU IMPLEMENTACIÓN
Debido al proceso de transformación digital que esa llevando nuestro país, donde los documentos electrónicos ya son un hecho en nuestro día a día, los comprobantes de nómina no son la excepción, ahora estos son exigidos por la DIAN para ser complemento de la facturación electrónica.
¿Qué es la nómina electrónica?
La Nómina Electrónica es un nuevo sistema con el que la DIAN busca fortalecer los procesos y optimizar tiempos en la validez de los documentos. La implementación de esta nueva herramienta le brinda al país un mayor avance en temas de globalización, control y fiscalización.
De acuerdo con la resolución 000013 de febrero de 2021, se estableció el funcionamiento de la Nómina Electrónica y su documento soporte de pago.
Para cumplir con la Nómina Electrónica debes ejecutar un proceso que incluye la habilitación, la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de Nómina Electrónica y sus respectivas notas de ajuste.
¿Qué es realmente la nómina electrónica?
La nómina Electrónica es un documento digital que es parecido a la nómina tradicional de empleados, y que se diferencia por presentarse bajo un archivo electrónico (XML) que se envía a la DIAN. La Nómina Electrónica en un comprobante que le brinda a los contribuyentes la posibilidad de tomar los pagos a sus empleados y presentarlos como un soporte de costos y deducciones en sus declaraciones tributarias como la de renta.
¿Quiénes deben emitir nómina electrónica?
Aquellos contribuyentes que contraten colaboradores por medio de un contrato de trabajo están en la obligación de generar su nómina electrónicamente, sin tener en cuenta el número de empleados deben acatar la obligación siempre y cuando el empleador requiere soportar los costos y gastos relacionados con el pago de nómina, por lo que si un empleador no declara renta no estaría obligado a generar la nómina electrónica. Lo anterior de acuerdo con la resolución 000013 de febrero de 2021
¿Cada cuánto se debe emitir la nómina electrónica?
De acuerdo con el artículo 8 de la resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, los obligados a generar Nómina Electrónica tendrán plazo para hacerlo dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al que corresponde el pago o abono en cuenta que se deriva de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador.
¿Cuáles son las ventajas de la nómina electrónica?
Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportados a la DIAN.
Acceder a mejores servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
Usar los costos y deducciones relacionados con nómina validados por la DIAN en la declaración de renta.
Tienes mayor acceso con la generación de la nómina electrónica, es más fácil recuperar o buscar los documentos de la nómina de tus empleados.
Gracias al tipo de archivo XML y la firma digital, tus documentos soporte de pago de nómina electrónica van a estar seguros y no correrán el riesgo de ser modificados, además, cuentan con validez legal.
Elimina espacios físicos al sustituir el papel por los archivos electrónicos.
Gracias a que es un documento electrónico, siempre y cuando se tenga conexión a internet, se podrá consultar de forma inmediata desde cualquier lugar y dispositivo.
Igualmente, el soporte de pago de nómina debe contar con una serie de requisitos establecidos en la resolución antes mencionada y que se encuentran contenidos en el artículo 5. Los cuales puedes encontrar adquiriendo la Nómina de Giitic.
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