DOCUMENTO SOPORTE A SUJETOS NO OBLIGADOS A FACTURAR

Mediante la Resolución 000167 del 30 de diciembre de 2021, la Dian implementó el desarrollo dentro del sistema de facturación electrónica, la funcionalidad del documento soporte de adquisiciones, efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, y se expide el anexo técnico para este documento.

A continuación, te contaremos más detalles de este documento, como podemos generarlo y todos los beneficios que este trae para los no obligados a facturar.

¿Qué es el Documento de Soporte Electrónico?

Es el documento que soporta la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica.

Igualmente, es un comprobante que se emite cuando adquieres un producto o servicio de un proveedor que no debe expedir factura y de esta manera soportar el costo o la deducción correspondiente, a la hora de la declaración de renta. 

Ten en cuenta, que el documento es emitido por el cliente, es decir la empresa o persona que adquiere el bien o el producto, según lo establecido en la normativa. 

¿Quiénes están obligados a expedirlo?  

Según lo indicado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, ente regulador en temas fiscales en Colombia, todas las personas naturales o jurídicas que necesitan respaldar: 

•  Una transacción de una compra de un bien.

• El servicio con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta.

¿Que requisitos debemos tener en cuenta para generar el Documento Soporte

Según lo indicado en la Resolución 000167 de 2021 los requisitos para generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente son:

1. Estar denominado expresamente como "documento soporte en adquisiciones efectuados a no obligados a facturar"

2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.

3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.

4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.

5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.

6. Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.

7. Detallar el valor total de la operación.

8. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la DIAN

9. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la DIAN.

10. El Código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente – CUDS

¿Cuáles son los beneficios del documento soporte?

Basándonos en la información de la DIAN, estos serían los beneficios que se obtienen al expedir dicho soporte: 

• Usar el costo o la deducción en la declaración de renta. 

• Desmaterialización de los comprobantes fiscales. 

• Mantener actualizada la información de tus costos, deducciones e impuestos descontables reportados a la DIAN. 

• Acceder a nuevos servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas. 

Es importante mencionar, que un documento soporte es válido cuando contiene una numeración consecutiva y la misma, está autorizada por la DIAN según lo establecido en el Artículo 38 de la resolución número 042 del 5 de mayo de 2020. Esta autorización la puedes realizar en línea ante la DIAN. 

¿Cómo realizamos la transmisión para la validación ante la DIAN?

El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, deberá transmitirse para validación de la DIAN, así:

1. En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.

2. A más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente, que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.

¿Cuales son los plazos y formas para la implementación del documento soporte?  

El documento soporte, lo puedes generar con un software de facturación electrónica, bien sea propio o de algún proveedor de estos servicios autorizado por la DIAN, como el que te ofrecemos con Giitic.

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