¿Tu Software de Facturación Electrónica Cumple la Ley? Descubre las Normas que Debe Seguir

La facturación electrónica es más que una tendencia tecnológica: es una obligación fiscal en muchos países. Pero no basta con emitir una factura digital; el software de facturación electrónica debe cumplir con normas específicas establecidas por las autoridades tributarias.

Usar un sistema que no se ajuste a estas normas puede traer sanciones legales, problemas de auditoría e incluso la invalidez de tus comprobantes fiscales. En este artículo te contamos cuáles son las normas que debe cumplir un software de facturación electrónica para garantizar su legalidad, seguridad y eficiencia.

¿Por qué es importante que el software cumpla normas?

Porque de lo contrario, las facturas emitidas podrían considerarse inválidas ante la autoridad tributaria, afectando:

• La deducción de impuestos
• La legalidad de tus operaciones comerciales
• Tu cumplimiento fiscal general

Normas que debe cumplir un software de facturación electrónica

1. Autorización por la autoridad fiscal competente

El software debe estar avalado o certificado por el ente tributario del país correspondiente (SAT en México, DIAN en Colombia, SUNAT en Perú, SRI en Ecuador, etc.). Esto garantiza que el sistema cumple con todos los requisitos técnicos y legales.

2. Generación de archivos XML o UBL válidos

Las facturas deben generarse en formatos electrónicos estandarizados, como XML o UBL, y contener la información estructurada exigida por la autoridad tributaria.

3. Firma electrónica o digital

El sistema debe garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a través de una firma electrónica certificada, lo que evita manipulaciones posteriores.

4. Validación en tiempo real

Muchos países requieren que cada factura sea validada o timbrada por el servidor de la autoridad fiscal antes de ser entregada al cliente. El software debe contar con esta integración directa.

5. Emisión de documentos relacionados

Además de facturas, el software debe permitir emitir notas crédito, notas débito, documentos soporte y otros comprobantes electrónicos según lo exigido en cada país.

6. Control de consecutividad y numeración

Debe tener un control estricto y automático de folios o numeración para garantizar la trazabilidad y evitar duplicidades.

7. Almacenamiento seguro y respaldo

El software debe guardar copias de todas las facturas emitidas por el tiempo exigido legalmente (por ejemplo, 5 años), con seguridad y acceso controlado.

8. Acceso a reportes fiscales

Debe facilitar la generación de reportes requeridos por la autoridad tributaria, como libros electrónicos, reportes de IVA, resumen de ventas, entre otros.

9. Interoperabilidad e integración

En muchos países, el sistema debe ser capaz de integrarse con plataformas oficiales (como RADIAN en Colombia), así como con otros sistemas contables o ERP de la empresa.

¿Qué pasa si mi software no cumple con estas normas?

• Tus facturas podrían no tener validez fiscal
• Puedes ser sancionado o multado
• Tus clientes podrían rechazar tus comprobantes
• Estás en riesgo en caso de auditorías tributarias

Giitic: Solución Integral de Facturación Electrónica Cumple con Normativas DIAN y RADIAN

En el contexto actual de transformación digital y regulación fiscal, contar con un software de facturación electrónica que cumpla con todas las normativas legales ya no es una opción, sino una necesidad. En Colombia, las disposiciones emitidas por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) y la implementación de la plataforma RADIAN han elevado los estándares que debe cumplir cualquier sistema contable o de facturación.

Giitic, una plataforma de software empresarial en la nube, ha logrado posicionarse como una solución confiable, segura y totalmente alineada con las exigencias legales colombianas.

Cumplimiento normativo: DIAN y RADIAN

La solución de facturación electrónica de Giitic ha sido diseñada específicamente para cumplir con las disposiciones establecidas por:

Resolución 000042 de 2020 – DIAN

Esta norma define los requisitos técnicos para la emisión, validación y almacenamiento de facturas electrónicas en Colombia. Giitic garantiza:

• Generación de archivos XML estructurados según el estándar DIAN.
• Firma digital de cada documento para asegurar su autenticidad.
• Envío automático a la DIAN y recepción del código CUFE.
• Control de numeración autorizado.

Resolución 000085 de 2022 – Título valor y RADIAN

Giitic también cumple con la normativa que habilita la factura electrónica como título valor, integrándose con RADIAN, la plataforma para registrar eventos asociados como:

• Acuse de recibo del bien o servicio.
• Aceptación expresa o tácita.
• Negociación de facturas como título valor.

Esto garantiza trazabilidad, seguridad jurídica y cumplimiento total ante los requerimientos fiscales.

Beneficios de adquirir Giitic como tu software de facturación electrónica

Más allá del cumplimiento legal, Giitic ofrece ventajas que convierten su plataforma en una herramienta poderosa para mejorar la gestión financiera y administrativa de tu empresa.

1. Seguridad y confiabilidad

• Facturas firmadas digitalmente.
• Almacenamiento en la nube con respaldo automático.
• Acceso controlado por perfiles de usuario.

2. Accesibilidad desde cualquier lugar

Como solución en la nube, Giitic permite emitir, consultar y gestionar documentos desde cualquier dispositivo conectado a internet.

3. Integración con otros sistemas

Giitic puede integrarse fácilmente con:

• Sistemas contables
• CRM
• ERP
• Plataformas de ventas
• Inventarios

Esto permite automatizar procesos y reducir errores manuales.

4. Reportes e indicadores en tiempo real

Accede a paneles de control que te muestran en tiempo real:

• Facturación diaria o mensual
• IVA generado
• Documentos por cliente
• Eventos en RADIAN

5. Personalización según el sector

Giitic ofrece soluciones modulares y personalizables, adaptadas a las necesidades de diferentes sectores: comercio, salud, servicios, manufactura, y más.

6. Soporte técnico y actualizaciones constantes

El equipo de Giitic ofrece soporte técnico especializado y actualizaciones permanentes para garantizar que siempre estés al día con los cambios normativos.