¿Tu ERP Está Realmente Preparado? Normas Clave que Debe Cumplir un Software de Gestión Empresarial

Adquirir un ERP no solo implica automatizar procesos internos y mejorar la eficiencia operativa. También es vital asegurarse de que el software cumpla con las normas legales, técnicas y de seguridad que exigen las entidades regulatorias.

En este artículo te explicamos cuáles son las principales normas y estándares que debe cumplir un software ERP, y por qué es esencial verificar este cumplimiento antes de su implementación.

¿Por qué es importante que un ERP cumpla con normativas?

Un ERP gestiona información sensible de todas las áreas de la empresa: contabilidad, finanzas, recursos humanos, inventario, clientes, proveedores y más. Si el software no cumple con los requisitos legales o de seguridad, podrías estar expuesto a:

• Sanciones fiscales o tributarias
• Filtraciones de información confidencial
• Problemas de auditoría interna o externa
• Falta de trazabilidad en procesos clave
• Pérdida de confianza por parte de clientes o socios

Por eso, el cumplimiento normativo no es un extra, es una condición esencial.

Normas que debe cumplir un software de ERP

1. Cumplimiento con las normativas fiscales y contables del país

El ERP debe cumplir con las regulaciones locales en temas como:

• Formatos y validación de facturación electrónica
• Generación de reportes para declaración de impuestos
• Manejo de la contabilidad legalmente aceptada (por ejemplo, NIIF en Colombia)
• Reportes exigidos por la autoridad tributaria (DIAN, SAT, SUNAT, etc.)

Esto garantiza que tu información financiera esté lista y validada para auditorías o declaraciones fiscales.

2. Normas de protección de datos personales

El sistema ERP debe estar alineado con leyes de protección de datos como:

• Ley 1581 de 2012 (Colombia)
• Ley General de Protección de Datos (Brasil)
• RGPD (Reglamento Europeo de Protección de Datos)

Esto implica que el software debe contar con:

• Consentimiento para el tratamiento de datos
• Políticas de privacidad visibles y auditables
• Restricción de accesos según roles y permisos
• Opciones de anonimización o eliminación de datos personales

3. Estándares de seguridad informática

Un ERP moderno debe contar con buenas prácticas de seguridad, como:

• Cifrado de información en tránsito y almacenamiento
• Copias de respaldo automáticas y en diferentes ubicaciones
• Protocolos de autenticación segura (doble factor, tokens)
• Historial de acceso y trazabilidad de acciones por usuario

Esto protege tu información de pérdidas, accesos no autorizados o ciberataques.

4. Normas técnicas de interoperabilidad

Para integrarse con otros sistemas (bancos, e-commerce, CRM, etc.), el ERP debe utilizar tecnologías estándar:

• APIs RESTful o SOAP
• Formatos de intercambio como JSON, XML o CSV
• Cumplimiento de estándares contables (como XBRL o UBL)

Esto asegura que el sistema pueda conectarse y comunicarse con otras herramientas sin complicaciones.

5. Cumplimiento en gestión de recursos humanos y nómina

El módulo de RRHH del ERP debe cumplir con la legislación laboral local en cuanto a:

• Cálculo de nómina, prestaciones e impuestos
• Reportes legales (seguridad social, aportes parafiscales, etc.)
• Contratos y documentación electrónica
• Horarios, ausencias y vacaciones según la ley vigente

6. Contratos claros y soporte legal por parte del proveedor

El proveedor del ERP debe ofrecer:

• Contratos de servicio (SLA)
• Política de tratamiento de datos
• Actualizaciones permanentes para mantener el sistema conforme a la ley
• Soporte técnico y acompañamiento en procesos regulatorios

¿Cómo saber si un ERP cumple estas normas?

• Consulta al proveedor por su documentación legal y técnica
• Verifica si tiene certificaciones nacionales o internacionales
• Pregunta por auditorías externas que respalden la calidad del software
• Asegúrate de que el sistema se actualice ante cambios legales o fiscales

Seleccionar un ERP no se trata solo de comparar funcionalidades, sino de asegurarse de que el sistema cumpla con todas las normativas legales y técnicas para operar de forma segura, eficiente y conforme a la ley.

Un software ERP que respeta la normativa no solo te da tranquilidad: te protege, te ordena y te prepara para crecer sin riesgos.

Giitic ERP: Cumplimiento Normativo y Funcionalidades Clave para su Empresa

Seleccionar un software ERP que garantice el cumplimiento de las normativas legales y fiscales es esencial para cualquier empresa. Giitic ERP se destaca en el mercado colombiano por su capacidad para adaptarse a las regulaciones vigentes y ofrecer funcionalidades que optimizan la gestión empresarial.

Cumplimiento de Normativas Colombianas

Giitic ERP está diseñado para cumplir con las disposiciones establecidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), asegurando que los procesos de facturación electrónica se realicen conforme a la Resolución 000042 de 2020. Esto incluye la generación de archivos XML estructurados, firma digital de documentos y envío automático a la DIAN para la validación y obtención del código CUFE.

Además, Giitic ERP se integra con RADIAN, la plataforma de la DIAN para la gestión de facturas electrónicas como título valor, permitiendo el registro de eventos asociados como acuse de recibo y aceptación de bienes o servicios.

Funcionalidades Destacadas de Giitic ERP

• Gestión Financiera y Contable: Incluye módulos para contabilidad general, cuentas por cobrar y pagar, conciliación bancaria y generación de reportes financieros, facilitando el cumplimiento de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) aplicables en Colombia.
• Control de Inventarios: Permite la gestión eficiente de entradas y salidas de productos, control de niveles de stock y seguimiento en tiempo real de los inventarios.
• Gestión de Compras y Ventas: Ofrece herramientas para el registro de órdenes de compra, facturación electrónica, manejo de notas débito y crédito, y administración de clientes y proveedores.
• Recursos Humanos y Nómina: Facilita la administración del personal, cálculo de nómina, gestión de aportes a seguridad social y generación de reportes requeridos por las entidades reguladoras.
• Accesibilidad Web y Móvil: Al ser una plataforma 100% web y móvil, Giitic ERP permite a los usuarios acceder al sistema desde cualquier dispositivo con conexión a internet, brindando flexibilidad y continuidad operativa.

Optar por Giitic ERP significa elegir una solución integral que no solo optimiza los procesos internos de su empresa, sino que también garantiza el cumplimiento de las normativas legales y fiscales colombianas. Su amplia gama de funcionalidades y su adaptabilidad lo convierten en una herramienta esencial para empresas que buscan eficiencia, seguridad y conformidad en su gestión empresarial.