Control de inventarios: por qué hacerlo y cómo usar la tecnología a tu favor

Por: Luisa Fernanda Boada Téllez

Los inventarios de mercancía es la columna vertebral de la producción de una empresa, por lo que si no llevas un buen control de inventarios puede verse representado en pérdidas o sobre costos innecesarios a tu empresa. Si quieres evitar eso, dependerá de la exactitud y fiabilidad de la información sobre la existencia de productos, pues eso te servirá para la toma de decisiones.

¿Por qué llevar un Sistema de Control de inventarios?

Es importante entender que el Sistema de inventarios es el responsable de ordenar y recibir la mercancía, coordinar la entrega de pedidos y hacer el seguimiento del mismo, es por eso que dentro de este proceso uno de los principales problemas que es habitual que se presente es la pérdida de mercancía, lo cual también es pérdida de dinero para tu empresa, pero ¿sabes con exactitud porqué se pierde?

Para contestar a esta pregunta, debes pensar en cómo conoces con exactitud las cantidades que se deben comprar, cuántas se venden, si hay o no devoluciones y qué movimientos de mercancía se realizan en determinado período de tiempo; es decir si tienes la posibilidad de consultar reportes actualizados del inventario de tu mercancía y así saber qué procedimiento debes realizar.

Lo que significa que es necesario que también tengas centralizada toda la operación de inventarios; es decir que todos tus registros de compras, ventas, devoluciones y movimientos de mercancía, de bodega a bodega, los puedas consultar desde una plataforma tecnológica para que tengas una visión general de lo que está sucediendo, en tiempo real, en cada una de tus operaciones y así optimizar procesos; de lo contrario, vas a tardar más tiempo o se puede generar retrocesos en los procedimientos.

Del mismo modo, conocer ese tipo de datos también te puede ayudar a entender en qué momento realizar las compras y porqué, qué productos tienen mayor rotación en comparación a otros, porqué se generan devoluciones o se pierde la mercancía, porqué se realizan movimientos de mercancía; lo que significa que este control de inventarios también te debe ofrecer un histórico de movimientos de tus productos, mediante reportes, durante un período de tiempo determinado.  

Y la última cosa, pero no menos importante, es que a partir del control que lleves sepas con certeza el valor económico de la mercancía o la inversión que has hecho, y si al momento de la venta se está generando la suficiente utilidad o ganancias que corresponden al éxito de tu negocio.

Beneficios de utilizar un Software para el control de inventarios

Aunque la manera más común de llevar este control por la mayoría de empresas es con Excel, por ser la herramientas más conocida y de fácil acceso, lo cierto es que tiene algunos limitantes, ya que de todas maneras implica hacer registro de ingreso o salida de mercancía manualmente, por lo que tienes que destinar unos minutos de tu tiempo para esto porque si no lo haces inmediatamente puede pasar al olvido. Y ¿si tuvieras un software que lo hiciera de manera automática?

En el mercado se encuentran software para ventas que son desarrollados para facilitarte la vida al momento de controlar tus inventarios al momento que se realicen pedidos, en los cuales te puedes apoyar porque te proporcionan los siguientes beneficios:

1. Ahorras tiempo:

Este tipo de software puede estar configurado con el sistema de facturación al momento de que se realice una venta y automáticamente se actualicen tus inventarios, por lo que no tendrás que hacer registros manuales.

2. Ahorras costos:

Si conoces las cantidades de mercancía que tienes en tiempo real no habrá despilfarros de dinero o compras innecesarias. Así como también puedes registrar la intensión de compra de tus clientes; es decir si tienes menos de lo que quieren puedes adquirir más para la próxima vez.

3. Seguridad de datos:

Generalmente para utilizar este tipo de software se crea una cuenta personal y los datos que se registran quedan alojados en un servidor en la nube, los cuales puedes consultar desde cualquier dispositivo.

4. Confiabilidad en la información: 

Debido a que se actualizan automáticamente los datos de inventario, tanto tus vendedores como tus administradores de logística pueden saber con exactitud el número de existencias que hay en el momento y decidir si se carga o no el pedido.