¿Tu CRM Cumple con las Normas? Requisitos Clave para Garantizar Seguridad y Cumplimiento Legal

Hoy en día, implementar un CRM (Customer Relationship Management) es esencial para mejorar la gestión de clientes, automatizar procesos comerciales y centralizar la información. Pero más allá de sus funcionalidades, es fundamental que cualquier software CRM cumpla con ciertas normas y estándares técnicos y legales, especialmente si maneja información sensible.

En este artículo te explicamos cuáles son las normas clave que debe cumplir un software de CRM para operar de forma segura, ética y dentro del marco legal.

¿Por qué es importante que un CRM cumpla normas?

Porque los CRM almacenan y procesan datos personales, comerciales y financieros. Cualquier incumplimiento en la gestión de esta información puede derivar en:

• Sanciones legales por violar leyes de protección de datos
• Pérdida de confianza por parte de los clientes
• Filtraciones de información confidencial
• Problemas de interoperabilidad con otros sistemas

Por eso, al momento de elegir o evaluar un CRM, no solo debes pensar en sus funcionalidades, sino también en su cumplimiento normativo y técnico.

Normas y estándares que debe cumplir un software de CRM

1. Cumplimiento con leyes de protección de datos

Dependiendo del país o región, el CRM debe cumplir con normativas como:

• Ley 1581 de 2012 (Colombia)
• Reglamento General de Protección de Datos – RGPD (Europa)
• Ley Federal de Protección de Datos Personales (México)
• Ley de Protección de Datos Personales (Perú, Argentina, Chile, etc.)

Estas leyes exigen que los datos personales sean tratados con consentimiento, con fines legítimos, y bajo medidas de seguridad apropiadas.

2. Seguridad de la información (cifrado y acceso)

El CRM debe garantizar:

• Cifrado de la información en tránsito y en reposo
• Control de accesos por roles y niveles de permisos
• Autenticación segura (doble factor, tokens, etc.)
• Historial de actividades o auditoría de usuarios

Esto protege la confidencialidad e integridad de los datos.

3. Respaldo y recuperación de datos

Debe contar con un sistema de respaldo automático y recuperación ante fallos, para evitar la pérdida de información por errores técnicos, ataques cibernéticos o fallos del sistema.

4. Interoperabilidad y estándares técnicos

Un CRM debe seguir buenas prácticas de desarrollo e integración como:

• API RESTful o SOAP
• Conectores con otros sistemas (ERP, email, comercio electrónico, etc.)
• Cumplimiento de estándares de bases de datos y exportación/importación de datos

Esto permite que el CRM sea escalable, compatible y adaptable a tus necesidades empresariales.

5. Soporte legal en contratos y condiciones de uso

El proveedor del CRM debe ofrecer términos de servicio claros, contrato de tratamiento de datos, y política de privacidad, alineados con la legislación vigente. Esto es clave si tu empresa es auditada o trabaja con clientes internacionales.

6. Actualización constante ante cambios legales

El CRM debe tener la capacidad de actualizarse frente a cambios en la normativa para asegurar el cumplimiento continuo con las leyes y evitar riesgos.

¿Cómo saber si un CRM cumple estas normas?

• Revisa su página de política de privacidad y condiciones de uso
• Consulta si está certificado o avalado por entidades regulatorias
• Solicita documentación sobre su infraestructura de seguridad
• Pregunta por su cumplimiento con las leyes locales de protección de datos
• Verifica si ofrece contratos claros de tratamiento de información

Giitic CRM: Cumplimiento Normativo y Eficiencia en la Gestión de Clientes

En el entorno empresarial actual, seleccionar un software de CRM que garantice el cumplimiento de las normativas legales es esencial para proteger la integridad de los datos y mantener la confianza de los clientes. Giitic CRM se distingue en el mercado por ofrecer una solución que no solo optimiza la gestión de relaciones con clientes, sino que también asegura el cumplimiento de las regulaciones vigentes.

Razones para elegir Giitic CRM:

• Cumplimiento normativo integral: Giitic CRM está diseñado para alinearse con las regulaciones legales y éticas aplicables, asegurando que las empresas operen dentro del marco legal establecido.
• Automatización y eficiencia: Ofrece herramientas avanzadas que permiten automatizar procesos de ventas, generar cotizaciones personalizadas y realizar un seguimiento detallado de oportunidades y clientes, mejorando la productividad del equipo comercial.
• Integración y accesibilidad: Giitic CRM se integra fácilmente con otros sistemas empresariales y está disponible tanto en plataformas web como móviles, facilitando el acceso y la gestión de la información en cualquier momento y lugar.
• Personalización según necesidades empresariales: Reconociendo que cada empresa es única, Giitic CRM ofrece opciones de personalización para adaptarse a los procesos y estrategias específicas de su negocio.

Al optar por Giitic CRM, las empresas pueden confiar en una solución que no solo mejora la eficiencia en la gestión de clientes, sino que también garantiza el cumplimiento de las normativas legales, protegiendo la información y fortaleciendo la confianza con sus clientes.